WEG-Gesetz und Pflegefirma:

Beschlusszwang, Verkehrssicherungspflicht, Sondervollmacht — drei Begriffe aus dem WEG-Gesetz, die Hausverwaltungen regelmäßig durcheinanderbringen, und die im Streitfall die Pflegefirma in die Haftung ziehen können. Eine Einordnung aus 30 Jahren Praxis (Karin Loos seit 1995) — ohne Anwalts-Latein, aber mit den Paragraphen, auf die es im Ernstfall ankommt.

Hausverwaltungen rufen uns regelmäßig mit derselben Grundfrage an: „Wir möchten Sie für eine Sondermaßnahme beauftragen — geht das ohne Beschluss?“ Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Und genau diese drei Wörter sind das Problem.

Wer Liegenschaften pflegt, arbeitet jeden Tag in einem rechtlichen Raum, der für Außenstehende undurchsichtig wirkt. Das WEG-Gesetz, der Verwaltervertrag, die Teilungserklärung, die Beschlusssammlung — vier Quellen, die sich gegenseitig einschränken. In den meisten Fällen läuft alles glatt. In den seltenen Fällen, in denen es nicht glatt läuft, ist die entscheidende Frage immer dieselbe: Wer durfte was beauftragen?

Wir betreuen WEGs im Main-Kinzig-Kreis und im Frankfurter Umland — unser Reviergebiet ist auf der entsprechenden Seite kartiert.

Drei Begriffe, die im Alltag durcheinandergehen

Bevor wir in die Praxis gehen, kurz zur Sortierung. Wenn wir mit Verwaltern sprechen, fallen vor allem drei Begriffe — und sie meinen nicht dasselbe.

• Verwaltungsvollmacht — was die Verwaltung kraft Bestellung allein entscheiden darf, ohne die Eigentümer zu fragen.
• Beschlusszwang — was nicht ohne Beschluss der Eigentümerversammlung gemacht werden darf.
• Sondervollmacht — wenn die Versammlung der Verwaltung befristet erlaubt, einen bestimmten Vorgang auch ohne neuen Beschluss zu erledigen.

Klingt trocken. Aber wenn wir später streiten — über eine Rechnung, einen Schaden, eine angebliche Zuviel­leistung — dann ist die erste Frage des Anwalts: Wer war zur Beauftragung berechtigt?

Was die Verwaltung allein darf — § 27 WEG im Klartext

Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 hat die Verwaltung mehr Spielraum. § 27 Abs. 1 Satz 1 WEG formuliert es so:

„Der Verwalter ist gegenüber den Wohnungseigentümern berechtigt und verpflichtet, diejenigen Maßnahmen ordnungsgemäßer Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen.“

In der Pflegepraxis fallen darunter typischerweise:

• Laufende Treppenhausreinigung im bestehenden Pflegevertrag
• Wildkrautentfernung, Mähen und Laubräumung im üblichen Rhythmus
• Müllplatzreinigung und Falschwurf-Doku
• Kleinreparaturen unterhalb der beschlossenen Bagatellgrenze (häufig 250 € oder 500 €)
• Sichtkontrollen und Heizungsraum-Ablesungen

Was die Reform 2020 zusätzlich gebracht hat: Nach § 9a Abs. 1 WEG ist die WEG ein rechtsfähiger Verband — sie kann als Gemeinschaft Verträge schließen, klagen und verklagt werden. Für die Pflegefirma heißt das: Vertragspartner ist die Gemeinschaft, vertreten durch den Verwalter.

Wer umlagefähige und nicht-umlagefähige Posten sauber trennt, hat später weniger Streit in der Versammlung — dazu unser Leitfaden zur Hausmeister-Abrechnung.

Wichtig: Hat die Versammlung den Pflegevertrag und seinen Leistungskatalog beschlossen, wickelt die Verwaltung das darin Stehende allein ab. Was nicht beschlossen ist, fällt nicht automatisch unter „untergeordnete Bedeutung“ — auch wenn es preislich unauffällig wirkt.

Was nur die Versammlung darf — §§ 19 und 23 WEG

Drei Kategorien sind beschlusspflichtig, unabhängig von der Höhe der Rechnung. Die rechtliche Grundlage steckt in zwei Paragraphen:

§ 19 Abs. 1 WEG bestimmt, dass „die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums [...] der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer obliegt“. Das ist die Grundregel: Entscheidungen über das gemeinschaftliche Eigentum sind gemeinschaftlich.

§ 23 Abs. 1 WEG ergänzt: „Angelegenheiten, über welche nach diesem Gesetz [...] die Wohnungseigentümer durch Beschluss entscheiden können, werden durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Wohnungseigentümer geordnet.“

Konkret beschlusspflichtig sind in der Pflegepraxis:

1. Vertragsänderungen — Wechsel des Pflegedienstleisters, Erweiterung des Leistungsumfangs, Pauschalerhöhungen über die im Vertrag vorgesehene Indexierung hinaus.
2. Bauliche Veränderungen — Neuanlage einer Außenfläche, Ersatz einer Fahrradüberdachung, Pflanzung eines Baumes, der die Gemeinschaft langfristig verpflichtet.
3. Maßnahmen mit erheblicher Kostenwirkung — typischerweise oberhalb der Bagatellgrenze, immer aber bei wiederkehrenden Belastungen über mehrere Wirtschaftspläne.

Die Faustregel, die ich Verwaltern seit Jahren mitgebe: Wenn der Eigentümer es auf der nächsten Abrechnung wiederfinden würde und davon überrascht wäre — dann ist es ein Beschlussfall. — Karin Loos

Verkehrssicherungspflicht — der Sonderfall in der WEG

Eigene Kategorie: alles, was mit der Verkehrssicherungspflicht zu tun hat. Strenger, weil im Schadensfall die Zuständigkeit härter geprüft wird; flexibler, weil die Verwaltung bei Gefahr im Verzug Sofortmaßnahmen anordnen darf — auch ohne Beschluss. Der Bundesgerichtshof hat in mehreren Entscheidungen klargestellt: Die Verkehrssicherungspflicht der WEG kann vertraglich auf Verwaltung und Pflegefirma übertragen werden — die Eigentümergemeinschaft bleibt im Hintergrund mit-haftbar, wenn die Vertragspartner ihre Pflichten nicht angemessen erfüllen.

Beispiele aus der Praxis:

• Streudienst nach unerwartetem Frost
• Sturmschaden-Sofortmaßnahme
• Lockere Wegplatten absichern

In allen drei Fällen schreiben wir als Pflegefirma den Auftrag mit Datum, Uhrzeit, Anlass und Foto-Doku in die Akte. Details: Falschwurf-Doku: Foto, Datum, Tonne. Die Verwaltung sollte das Gleiche tun und in der nächsten Eigentümerversammlung als Tagesordnungspunkt nachträglich genehmigen lassen. So bleibt die Sofortmaßnahme rechtlich sauber.

Vergleichs-Tabelle: Wer darf in der WEG was beauftragen?

Kompakte Übersicht häufiger Pflege-Themen — Routine-Orientierung, keine juristische Einzelfallprüfung.

Was im Pflegevertrag stehen sollte — sieben Klauseln

Ein guter Pflegevertrag macht aus rechtlichen Grauzonen operative Routine. Aus 30 Jahren Praxis empfehlen wir Hausverwaltungen, diese sieben Punkte vor Vertragsabschluss klar zu fixieren — sie verhindern später 80 % der Diskussionen zwischen Verwaltung, Pflegefirma und Eigentümern.

1. Leistungskatalog präzise. Nicht „Pflege der Außenanlage“, sondern „Mähen alle 14 Tage März bis Oktober, Laubräumung wöchentlich Oktober bis Dezember, Wildkrautentfernung monatlich“. Je präziser, desto weniger Auslegungsspielraum.
2. Bagatellgrenze beziffert. Üblich sind 250 € oder 500 € pro Einzelmaßnahme. Wichtig: Die Grenze gehört in den Vertrag, nicht in eine separate Eigentümer-Beschluss-Liste, die später schwer auffindbar ist.
3. Sofortmaßnahmen-Regelung. Welche Verkehrssicherungs-Sofortmaßnahmen darf die Pflegefirma ohne Rückfrage durchführen? Konkret benennen: Streudienst, Absicherung loser Bauteile, Astpflege nach Sturm.
4. Foto-Doku-Standard. Wann wird dokumentiert, wie wird dokumentiert, wohin gehen die Bilder? Idealerweise mit Spiegel-Frist (z. B. „spätestens 48 Stunden nach Einsatz an die Verwaltung“).
5. Kündigungsfristen. Realistisch sind 3 bis 6 Monate für beide Seiten. Längere Fristen erschweren der WEG einen Anbieterwechsel; kürzere Fristen sind für die Pflegefirma wirtschaftlich riskant.
6. Indexierungsklausel für Preise. Statt Pauschalerhöhung per Beschluss alle paar Jahre: eine schriftliche Indexierungsklausel, die einen anerkannten Index (z. B. Verbraucherpreisindex) als Maßstab nimmt. Macht den Beschlussweg für Anpassungen unnötig.
7. Zuständigkeit bei Verkehrssicherung. Wer übernimmt die Verkehrssicherungspflicht — die WEG, die Verwaltung oder die Pflegefirma? Schriftlich fixieren, sonst entsteht im Schadensfall ein juristisches Vakuum.

Häufige Übergangssituationen — was rechtlich zu beachten ist

In Übergangssituationen, wenn eine WEG den Pflegedienstleister wechselt, sehen wir aus 30 Jahren Praxis typischerweise dieselbe Konstellation: Der Verwalter möchte schnell handeln, der bestehende Vertrag läuft aber noch, und der Eigentümerbeschluss steht erst in einigen Wochen an.

Rechtlich heikel: Eine Übergangsbeauftragung kann als Vertragsänderung gelten und damit beschlusspflichtig sein, auch wenn sie nur wenige Wochen dauern soll. Wer hier ohne Beschluss handelt, riskiert spätere Anfechtungen durch einzelne Eigentümer.

Unsere Empfehlung in solchen Situationen:

• Übergangszeit nach Stundensatz statt Pauschale abrechnen. So entsteht keine vertragliche Bindung über die Übergangszeit hinaus. Die WEG zahlt nur, was tatsächlich geleistet wurde.
• Schriftliche Auftragsbestätigung der Verwaltung einholen. Mit dem Vermerk „in Erwartung des Beschlusses in der nächsten Eigentümerversammlung“. Das schützt im Zweifelsfall beide Seiten.
• Nach dem Beschluss formell auf Pauschalvertrag umstellen. Mit klarem Vertragsbeginn-Datum, das nicht rückwirkend, sondern vorwärts wirkt.

Das ist unbequem — verhindert aber Streit und schafft Klarheit für Verwaltung, Pflegefirma und Eigentümer.

Was wir Verwaltern empfehlen — fünf Routinen aus der Praxis

Fünf Routinen aus der Praxis:

1. Jährliche Prüfung des Leistungskatalogs. Vertrag, Ist-Leistung und Beschlusslage kurz gegenlesen.
2. Bagatellgrenze beschließen. 250 € oder 500 € — was die Versammlung möchte.
3. Sofortmaßnahmen-Vorlage — einseitig: Datum, Anlass, Foto, Kosten, Maßnahme; Anhang zur nächsten Versammlung.
4. Quartalsbericht. Kurzes PDF mit Foto-Auszügen erleichtert die Versammlung.
5. Saubere Trennung umlagefähig / nicht umlagefähig. Was für die Mieter über die Nebenkostenabrechnung läuft und was die Eigentümer selbst tragen müssen, gehört in jede einzelne Rechnung klar getrennt — wie das in der Praxis aussieht, haben wir im Journal-Beitrag zur Hausmeister-Abrechnung zusammengefasst.

Häufige Fragen zur Beauftragung der Pflegefirma

Die juristische Seite der Liegenschaftspflege ist selten spektakulär. Aber sie ist der Unterschied zwischen einem Pflegevertrag, der zehn Jahre läuft, und einem, der nach zwei Jahren im Streit endet. Bei LOOS haben wir gelernt: Wer die rechtlichen Linien früh klärt, hat später mehr Zeit für die eigentliche Arbeit am Objekt.

Wenn Sie als Hausverwaltung gerade vor einem Übergangs- oder Beauftragungsfall stehen, kommen wir gerne zur Begehung — und klären die Frage, was beschlusspflichtig ist, bevor der erste Auftrag rausgeht.

Begehung anfragen →

Karin Loos · Inhaberin von LOOS Liegenschaftspflege Karin Loos führt LOOS Liegenschaftspflege seit 1995. WEG-Recht und Beauftragungsfragen begleiten ihre Verwalter-Gespräche seit der Reform 2020 mehr denn je — sie schreibt im Journal über die Stellen, an denen Praxis und Paragraph aufeinandertreffen.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Praxis-Einordnung aus der Sicht eines Pflegedienstleisters und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind das WEG-Gesetz in der jeweils gültigen Fassung, der individuelle Verwaltervertrag und die Beschlusssammlung der Gemeinschaft. Bei Zweifeln: Anwalt, nicht uns.